Rendezvényszervezés alapjai

I. A rendezvény fogalma

Mi a rendezvény?

Magyar Értelmezô Kéziszótár szerint: A rendezvény szervezett közösség keretein belül megtartott (esetenként szórakoztató jellegû) összejövetel.

A megrendelô szempontjából: A rendezvény alkalmi, széles körûgyûlés, idôszakos összejövetel, elôre megszervezett formában.

Három alapvetô dolgot minden rendezvényrôl elmondhatunk:

Elôre meghatározott célból, adott helyen és idôben tartott összejövetel.

Mindezt a Rendezvényszervezô Kézikönyv az alábbiak szerint foglalja össze:

A rendezvény egy meghatározott térben, idôszakban és témakörben, nem üzemszerû ismétlôdéssel szervezett eseménysorozat, továbbá a folyamatos üzemeltetés keretében szervezett egyedi esemény, amelynek során emberek egy csoportja közös cselekvést hajt végre alkalmi, kitüntetett jelleggel.

Mindezek alapján a rendezvényeket az alábbiak szerint csoportosíthatjuk:

– gazdasági cél szerint: nyereségorientált, profit célú illetve

non profit rendezvények

– helyszín szerint: zárt térben, épületben lebonyolódó és szabad

térben megtartottak

– helyszínek száma szerint: egyhelyszínes és többhelyszínes

– tervezés jellege alapján: spontán illetve tervezett események

– jellegük szerint: mûvészeti, tudományos, közmûvelôdési,

társadalmi, politikai, egyházi, sport, egyéb és a fentiek

keverékébôl a komplex rendezvények

– funkcionális tartalmuk szerint: kongresszus, konferencia és

ezek altípusai, elôadó-mûvészeti élômûsorok, versenyek,

kiállítások, kvíz játékok, látványfelvonulások, demonstrációk,

szertartások, protokolláris események, fogadások, ünnepi

megemlékezések, több funkciós rendezvények

– általános csoportosítás szerint: világ, európai, nemzetközi,

országos, regionális, megyei (városi), kisebb tájegységi,

kistérségi, fôvárosi és kerületi, kisebb közösségi rendezvények

– rendezôk alapján: állami és magánrendezvény

– eredete szerint: kandidált, adaptált, innovált, konvencionális

rendezvények

II. A rendezvény története

Foglaljuk össze röviden a rendezvények eddigi történelmi áttekintését, az egyes korokban elfoglalt szerepét.

Kezdjük az ókorban. Már az Egyiptomi Birodalomban is rendeztek különbözô ünnepségeket, amelyeket fôleg vallási illetve politikai okokból vagy a fáraó tiszteletére készültek. Szinte egyidôsek az elsô társadalmak, kultúrák létrejöttével. Az elsô megarendezvényekre – amelyhez feltétlenül szükség volt már összefogott szervezésre – i.e. 776-ban, az Olimpiai Játékok keretein belül került sor. Ebbôl a korból még említésre méltóak a meghódított területek uralkodói osztályának tiszteletére rendezett fogadások és a Római Birodalomban gyakorta megrendezett különbözô ünnepségek, fesztiválok és gladiátorjátékok. Ezek az ünnepségek alkalmasak voltak arra is, hogy összefogják a népet, a tömegbefolyás eszközeiként funkcionáljanak, illetve eltereljék a nép figyelmét a rossz körülményekrôl. Ez is hozzájárult ahhoz, hogy nagyon gyakran kerültek megrendezésre, volt olyan év is, amikor 182 napon át ünnepeltek valamit a rómaiak.

A közép- és kora újkorban a hatalmi elithez kapcsolódtak a színpompás rendezvények, mint például a királyi esküvôk, temetések, udvari lakomák, lovagi viadalok, melyek szigorú szabályok szerint zajlottak. Az udvar szereplôinek az udvarnok instrukcióit kellett követniük, ô volt a felelôs a rendezvények megszervezéséért és lebonyolításáért. Az ünnepségek közismerten komoly politikai szerepe kettôs jellegû volt: üzenetet hordoztak a rendszer, a hatalom birtokosai részérôl, de sok esetben az ország presztízsét is növelték. Sikerüket jórészt megrendezésük zökkenômentessége szerint ítélték meg.

A barokk kori Magyarországon fényes fôúri keretek között gazdagon bontakozott ki az udvari élet. A lakomák, vadászatok, családi események alkalmával rendezett ünnepségek, díszes temetések elmaradhatatlan részeivé váltak ennek a kornak. A világi tárgyú színjátszás is a fônemesi udvar reprezentációs igényeinek szolgálatában állt.

A reformkor a társas élet fellendülésének kora is volt, hiszen a magánházaknál, színházakban, hangversenyeken, ünnepélyeken, kirándulásokon és az egyletekben az emberek folyamatosan keresték egymás társaságát. Az estélyek, bálok, farsangi táncmulatságok mellett a fôváros idôtöltésének kedvelt és divatos formájává váltak a szabadtéri események, mint például a budai búcsú vagy a gellérthegyi húsvéthétfôi népünnep.

A XIX.-XX. század fordulóján a társasági és a sportélet rendezvényei mellett megjelentek a kiállítások, bemutatók. Jelentôs esemény volt az 1896-os millenniumi kiállítás, ahol a kereskedelmi és gazdasági élet képviselôinek pavilonjai mellett, bemutatkozott a hadügy, a haditengerészet és a fôváros is. A rendezôk gondoskodtak a szórakoztatásról, ahogy azt napjainkban is tapasztaljuk.

Ezek azonban még nem voltak üzleti rendezvények, mert nem egy cégmárka, szolgáltatás stb. népszerûsítése, bemutatása érdekében történtek. Az eseménymarketing korai rendezvényei csak az I. világháború után, de tömegesen a II. világháborút követôen az USA-ban kezdôdtek. A háború utáni elsô években Közép- és Kelet Európában a rendezvények a pártrendezvényekre és a központi állami hatalom összejöveteleire, valamint néhány szakkiállításra és konferenciára korlátozódtak. Az elsô hivatalos rendezvényszervezô vállalatok a hatvanas évektôl jelentek meg, amikor újra nagy számban kerültek megrendezésre a koncertek, színházi és operaelôadások, bálok, valamint vállalati bemutatók, kiállítások, állami fogadások. Ezek után még éveknek kellett eltelniük, hogy a rendezvények ismét visszakapják régi jelentôségüket és további fejlôdésnek induljanak.

Magyarországon a 80-as évekig minden nagyobb létszámú rendezvényt be kellett jelenteni jóváhagyásra a Mûvelôdésügyi Minisztériumba, ahol még a belsô elhárításnak is beleszólási joga volt az eseményekbe. A 90-es évek elején zajló politikai, gazdasági változások, mint mindent, a rendezvényszervezést is forradalmisították. A vállalkozói, nemzetközi nyitási folyamatokkal párhuzamosan a rendezvények száma, típusa és minôsége is jócskán megnôtt. Értékké vált a minôség és jelentôs szerephez jutott az ár is.

III. Rendezvénytípusok

A. Hivatalos rendezvények

1. Konferencia

A konferencia elôre meghatározott napirend és program szerint zajló, általában problémamegoldó ülés, ahol a hallgatóság kérdezhet, reagálhat, kritizálhat vagy vitatkozhat. A kongresszusnál kisebb létszámú összejövetel és kevesebb kérdés megtárgyalására irányul. Nem hosszú idôtartamú. Nagyobb konferenciák esetében gondoskodnunk kell a meghívottak szállodai elhelyezésérôl és a konferencia vacsoráról is. Nemzetközi konferencia esetében a résztvevôk minimálisan három, de inkább sok országból érkeznek, ezért tolmácsolásra feltétlenül szükség lesz. A résztvevôk számától függôen van, hogy több üléstermet kell biztosítanunk, a vendégeket pedig különbözô kategóriájú szálláshelyeken kell elszállásolnunk. Mivel e rendezvényeknél általában sok a kísérô, a partner, gondoskodnunk kell ún. hölgyprogramokról is. A házigazda legyen magas rangú személy. A konferenciára a résztvevôk egyénileg fizetik be a részvételi díjat.

2. Kongresszus

Egy politikai, szakmai, kulturális, vallási vagy más csoport több száz vagy akár ezer képviselôjének rendszeres találkozási formája, Csak a szervezet tagjai vehetnek részt rajta. Gyakran egy téma megvitatására hívják össze, meghatározott gyakorisággal kerül megrendezésre. A nemzetközi kongresszusok zömében igen formálisak, általában évente üléseznek.

3. Corporate meeting

A testületi üléseken, az ún. corporate meetingeken általában kisebb a létszám, mint egy konferencián, maximum 50 fô alatt. Mivel közös a munkanyelv, nincs szükség tolmácsra. A résztvevôk általában magas szintû vezetôk, ezért ôket VIP bánásmódban részesítjük. A feszített munkatempó miatt, szabadidôs programokat kell szerveznünk. A corporate üléseket az intenzív idôkihasználtság miatt gyakran városon kívül, csendesebb vidéki helyeken, ingerszegény környezetben rendezik, hogy a résztvevôk maximálisan koncentrálhassanak a munkára. A résztvevôk kis létszáma, de a VIP jelleg miatt is a szokásosnál többet kell törôdnünk a biztonsági feltételekkel.

4. Ülés, meeting

A legáltalánosabb elnevezés, tulajdonképpen minden közepes nagyságú összejövetelt érthetjük rajta. Kisebb elnökség és a hallgatóság egymással szemben ül, a témákhoz jelentkezés alapján lehet hozzászólni. Ülést lehet meghatározott idôközönként, de ad hoc jelleggel is szervezni.

5. Tréning

A kisebb-nagyobb csoportok számára szervezett oktatás, továbbképzés. Intenzív munkaülésnek számít, ezért szervezése a konferenciákkal mutat azonos jegyeket. Ma már a vállalatok által a partnerek számára szervezett tréningek is gyakoriak.

6. Sajtótájékoztató

Tárgyalások, konferenciák, vásárok, kiállítások, szakmai bemutatók, vállalati évfordulók, kitûntetés vagy egyszerûen a nagyobb nyilvánosságnak, vagy meghatározott szakmai köröknek szóló tájékoztatás esetén a sajtó összehívása, informálása. Több országból érkezô újságíró meghívása esetén sajtóértekezletrôl, sajtókonferenciáról beszélhetünk.

7. Kiállítás

A marketing-mix elemét képezi, azaz az eladás ösztönzésének egyik módját jelenti. Vásár, kiállítás, szakkiállítás, szalon, expo és szak-világkiállításról beszélhetünk.

B. Étkezéssel egybekötött rendezvények

1. Bankett, fogadás, állófogadás

A fogadás valamilyen esemény ünneplése, illetve valamely magas rangú vendég tiszteletére vendéglátással összekapcsolt összejövetel. A bankett ehhez hasonló, amely lehet ünnepi lakoma, díszebéd, díszvacsora.

Az állófogadás a legelterjedtebb rendezvénytípus. A lényege abban áll, hogy az enni-, és innivalót a büféasztalon helyezzük el, minden ételt állva kell elfogyasztani. Az elôkészületei hasonlóak a coctail party elôkészületeihez, de itt kötelezô betartani a fejenként másfél négyzetméter alapterületet. A pohárköszöntôt mindig a fô házigazda mondja, utána a fôvendég, ehhez állómikrofont és dobogót kell biztosítani.

2. Buffet-dinner

Az ún. ültetéses álló rendezvényeken, a buffet-dinner alkalmával a teremben a büféasztalon kívül a visszaigazolt vendégek számának megfelelô ülôhellyel asztalokat is terítünk, de ültetési rendet nem készítünk. Itt nagy a helyigény, két négyzetméterrel kell számolni, mert sok a felszolgáló is. A házigazda asztalához ültetendô vendégeket egyenként kell várni és oda kell kísérni. A buffet-dinner alkalmával legtöbbször zenét, háttérmûsort is szervezni kell, ez nagyon kellemessé teheti az estét.

3. Koktélparti

Olyan társas összejövetel, ahol új üzleti kapcsolatok és ismeretségek köttetnek. A rendezvényszervezô számára nem nehéz rendezvény. Az étkezés visszafogott, de mégis elegáns. A koktélpartinál másfél négyzetméter alapterülettel kell számolnunk, de figyelembe kell vennünk a helyiség esetében a légköbmétert is, tehát alacsony helyiségbe kevesebb személyt tudunk meghívni.

4. Egy pohár pezsgô

Az egy pohár pezsgô nevû rendezvény, kiállítás megnyitásához, szerzôdés aláírásához, szoboravatáshoz, kitüntetés átadásához kapcsolódó esemény, annak szerves része.

C. Egyéb rendezvények

– Ankét: tanácskozás, értekezlet, vitaülés

– Bál: nagyobb szabású, általában szervezett, rendszerint

táncmulatság

– Bemutató: valaminek az elsô nyilvános elôadása

– Estély: az esti órákban rendezett, gyakran vacsorával és

tánccal egybekötött ünnepélyes összejövetel, amit valakinek

a tiszteletére adnak

– Fesztivál: ünnepi játékok, ünnepi elôadás sorozat, ünnepélyes

seregszemle

– Gála: díszes, ünnepélyes elôadás, mûsor

– Parádé: látványos, fényûzô, pompás ünnepség, felvonulás

– Show: látványos, vegyes szórakoztató mûsor

– Tutorial: oktatási, konzultációs rendezvény

Felhasznált irodalom:

Dr. Faragó Hilda: Idegenforgalmi rendezvények és

kongresszusok szervezése (1999)

Görög Ibolya: Protokoll az életem (1999)

Sille István: Az etikett és a protokoll kézikönyve (1989)